Dana Kas Kecil (pertemuan 7)

                         Kas Kecil

1.      DEFINISI DANA KAS KECIL ( PETTY CASH )

Kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relaatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek. Pengeluaran yang relatif kecil misalnya pembelian perangko, meterai, pembayaran rekening listrik, telepon dan sebagainya.

 Dana kas kecil yang diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan akan bertanggungjawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan kas kecil selama periode tertentu.

2.      Peralatan Pengelolaan Kas Kecil

Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil, yaitu :
a. Form permintaan pengisian dana kembali kas kecil.
b. Form permintaan pengeluaran kas kecil.
c. Jurnal pengeluaran kas.
d. Buku jurnal kas kecil.
e. Buku laporan penggunaan kas kecil.
f. Buku pengeluaran kas kecil.
g. Alat tulis dan alat hitung.

3.      PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing adalah sebagai berikut :

1. Bagian Hutang

• Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan.
• Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait misalnya, bagian kartu biaya dan kartu persediaan untuk disisipkan.
• Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang).
• Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
• Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.
• Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap kepada bagian jurnal dan laporan.

2. Bagian Kasa

• Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
• Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.
• Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.
• Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian hutang dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

3. Bagian Jurnal dan Laporan

• Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
• Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek)
• Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.

4. Pemegang Dana Kas Kecil

• Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa
• Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil
• Mengarsipkan bukti pengeluaran berdasarkan urutan tanggal.

Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri dari formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut :

1. Pemakai Dana Kas Kecil

• Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
• Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.
• Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
• Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
• Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.
• Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk di arsipkan.

2. Pemegang Dana Kas Kecil

• Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).
• Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
• Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.
• Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
• Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap lunas kepada pemakai dana kas kecil.
• Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

PENGISIAN KEMBALI DANA KAS KECIL

a. fungsi pemegang dana kas kecil.
1. pemegang as kecil membuat permintaan pengisian kembali kas kecil PP3K
2. menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2,BPKK, dan dokumen pendukung kepada bagian utang
3. menerima bukti kas keluar (BKK) lembar 3 dan cek bagian utang
4. mengunakan cek ke bank
5. menyimpan uang tunai
6. mengarsipkan BKK lembar 3

b. fungsi bagian utang
 berikut ini merupakan tugas bagian utang
1. menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK, dan DP dari pemegang kas kecil
2. membuat bukti kas keluar (BKK) sebanyak 3 lembar
3. berdasarkan BKK lembar 1 diisi register bukti kas keluar
4. BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 di serahkan ke bagian kartu biaya (jika ada)

c. fungsi bagian kasa/kasir
 berikut ini merupakan tugas kasa/kasir
1. menerima BKK lembar 1 dan 2, PP3K lembar 2, BPKK, dan DP dari bagian utang.
2. mengisi cek dan meminta tanda tangan terhadap cek kepada direktur keuagan
3. menyerahkan cek dan BKK lembar 3 kepada pemegang dana kas kecil.
4. menyerahkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK, dan DP kepada bagian uatang setelah membutuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
5. BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK, dan dokumen pendukung di serahkan ke bagian kasa.
6. menerima cek, BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK, dan DP dari kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomer cek pada BKK.
7. mengisi register bukti kas keluar berdasarkan PP3K lembar 1.
8. menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK, dan dokumen pendukung kepada bagian jurnal.

d. bagian jurnal
 berikut ini merupakan tugas pemegang dana kas kecil.
1. menerima BKK lembar 1, PP3K, BPKK, dan DP dari bagian utang.
2. mengisi register cek dari BKK lembar 1.
3. mengarsipkan BKK lembar 1, PP3K, BPKK, dan DP menurut nomor urut.

Mutasi Dana Kas Kecil

Mutasi/perubahan kas pada dasarnya adalah akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima kas umum dan dikeluarkan melalui bagian pemakai dana. Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi adalah sebagai berikut:

a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan. Dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut:

• Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian hutang.
• Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung.

b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana, dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut:

• Bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana.
• Bukti penggunaan dana seperti, nota kontan, kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung.
• Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai dokumen pendukung.

c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksinya adalah sebagai berikut:

• Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian hutang.
• Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh pemegang dana kas kecil.
• Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil.

DOKUMEN / BUKTI PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

1. Bukti Kas Keluar (BKK)

Bukti Kas Keluar (BKK) adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi (bagian) akuntansi kepada fungsi (bagian) kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini dalam kaitannya dengan kas pengelolaan kas kecil, biasanya diperlukan pada transaksi pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali kas kecil.

Bentuk bukti kas keluar sangat bervariatif antar perusahaan. Berikut ini adalah salah satu contoh saja dari bukti kas keluar:

PD ADIL SEJAHTERA

Jl. TEKNOLOGI No 144 JATEN KARANGANYAR

SOLO JAWA TENGAH

BUKTI PENGELUARAN KAS Nomor : BKK12-6

Tanggal : 2 Desember 2009

 Nomor Cek : CP12-006 Tanggal Cek : 2/12/2009PCek

Dibayar kepada	Bendahara Kas Kecil
Jumlah Dibayar	Rp. 5.000.000,00
Dengan Huruf	Lima juta rupiah
Keterangan	Pembentukan Dana Kas Kecil

Disetujui Oleh Dibukukan Oleh Dibayar oleh

(Joko Pramono,S.Pd.) (Rosiyati, S.E.) (Imelda Yooshika,S.TP)

Gambar 1.1 BKK untuk Pembentukan dana Kas kecil

Gambar 1.1. BUKTI PENGELUARAN KAS

2. Cek (Cheque)

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang tertentu kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

Terkait dengan pengelolaan dana kas kecil, biasanya cek ini dibuat oleh kasir kas besar setelah bukti kas keluar pembentukan dana kas kecil disetujui oleh manajer/direktur keuangan perusahaan kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dicairkan dana kas kecil yang dibentuk ke bank.

Bentuk Cek tiap bank agak berbeda, namun subtansinya sama. Berikut ini adalah contoh cek:

	BANK YOGA ARTA					BANK YOGA ARTA
	Cabang Surakarta					Cabang Surakarta			No. Cek AA 098
	No. Rek. Giro: 32.43.5844.3					No. Rek. Giro: 32.43.5844.3			Tgl. 2 –Desember- 2009
	No. Cek AA 098
	Tgl. 2 –Desember – 2009				Atas Penyerahan cek ini bayarlah kepada
	Kepada :						Ny Ratih Rosiyati atau pembawa
	Ny ratih Rosiyati				Uang sejumlah Rp		Rp 5.000,000.00
	Untuk Pembayaran Kas Kecil						Lima Juta rupiah
	tgl. 2 – Desember – 2009
	Saldo	Rp 12,750,000.00
	Setoran	Rp 2.250,000.00						Karanganyar,2 Desember 2009
	Pengambilan	Rp 5,000,000.00			Rp 5.000.000,00
	Saldo	Rp 10.000.000.00						Joko Pramono,S.Pd
								Tanda tangan dan cap stempel Perusahaan

Gambar 1.2. Cek (Cheque)

3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang kas kecil ketika akan melalukan pengeluaran kas kecil. Bagi pemegang kas kecil dokumen ini merupakan bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil tersebut.

PT ADIL SEJAHTERA Jl. Teknologi 144 Jaten Karanganyar Jawa Tengah
PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL
Diminta	No. PPKK 0001	Tgl.	Departemen	Disetujui
Jumlah Rupiah dengan Angka
Jumlah Rupiah dengan Huruf
Keterangan ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………….

Gambar 1.3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung-jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil

PT ADIL SEJAHTERA Jl. Teknologi 144 Jaten Telp 0271 3096858 Karanganyar Jawa Tengah
BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Jumlah yang diterima menurut PPKK		Rp 5.000.000,00	No BPKK 10101
Jumlah yang telah dikeluarkan		Rp 2.000.000,00	No PPKK ………….
Jumlah sisa Lebih (kurang)		Rp 3.000.000,00	Tgl …………..
Tgl.	No. Rekening	Keterangan	Jumlah (Rupiah)
Disetujui ………………….	Diperiksa ……………………	Dibuat Oleh ………………………….

Gambar 1.4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Jika persediaan kas kecil sudah menipis maka pemegang kas kecil menggunakan dokumen permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil untuk menambah saldo kas kecil agar saldonya sama seperti pada waktu pembentukan dana kas kecil. Pemegang kas kecil mengajukan dokumen ini kepada kasir kas besar. Mekanisme selanjutnya seperti pada saat pembentukan dana kas kecil.

Berikut ini adalah contoh format dokumen Permintaan Pengisian Kembali kas Kecil:

PT ADIL SEJAHTERA Jl. Teknologi 144 Jaten Telp 0271 3096858 Karanganyar Jawa Tengah
PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL
Tgl	No BPKK	Keterangan	Jumlah (Rp)
Diperiksa	Dibuat	Jumlah PPKK
		Jumlah BPKK
		Uang Tunai
		Jumlah Dana Kas Kecil
REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL
NO REK	JUMLAH	NO REK	JUMLAH

Gambar 1.5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKK)

2. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang diperlukan dalam pencatatan kas kecil antara lain:

1. Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Payment Journal)

Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap tranksaksi pengeluaran kas, termasuk pengeluaran kas untuk pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas didasarkan pada bukti kas keluar yang telah dicap lunas (telah di otorisasi) oleh fungsi kas.

Bentuk Jurnal Pengeluaran Kas :

PD ADIL SEJAHTERA

JURNAL PENGELUARAN KAS

BULAN DESEMBER 2009

TGL

NO. BUKTI

KETERANGAN

NO. CEK

POS REFF

ACC. PAYABLE

SERBA-SERBI

PURCHASE DISC.

PPN Income

CASH IN BANK

NAMA AKUN

NO. AKUN

JUMLAH

Gambar 1.6. Jurnal Pengeluaran kas

2. Register Check (Check Register)

Register check adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil.

Contoh format register check:

PT ADIL SEJAHTERA JL TEKNOLOGI 144 JATEN TELP 0271 3096858 KARANGANYAR JATENG
REGISTER CHECK
Tgl	Dibayarkan kepada	Bank	No. Cek	No. BKK	Jumlah (Rp)

Gambar 1.7. Register Cek

3. Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil (Petty Cash Book)

Jurnal pengeluaran dana kas kecil digunakan untuk mencatat setiap transaksi pengeluaran kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.

Contoh Petty Cash Book :                          UD ADIL SEJAHTERA

PETTY CASH BOOK

Bulan: Desember 2009

TANGGAL		NO. BUKTI	KETERANGAN	DEBET			KREDIT
				NAMA AKUN	NO.AKUN	JUMLAH	PETTY CASH

Gambar 1.8. Jurnal pengeluaran Kas Kecil

2.         METODE DANA KAS KECIL :

• IMPREST FUND SYSTEM

Dengan metode Imprest dana kas kecil ditetapkan dalam jumlah yang relatif tetap. Artinya sepanjang jumlah dana yang telah ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan.
Ciri-cirinya :
1. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola dana kas kecil. Berdasarkan bukti-bukti tersebut pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kasir kas umum.
2. Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan.
3. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas pada saat dilakukan penggantian kembali dana, dengan mendebet akun-akun beban yang terjadi .

• FLUCTUATING FUND SYSTEM

Menurut metode ini dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap, sehingga penggantian dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan. Dengan demikian jumlah dana kas kecil akan berfluktuasi sesuai dengan jumlah yang diperlukan.
Perubahan dana kas kecil dengan metode Fluktuasi dicatat pada akun “ KAS KECIL “. Transaksi pembentukan dana pengisian kembali dana kas kecil dicatat debit akun “kas kecil”, sementara transaksi penggunaan dana kas kecil dicatat di sisi kredit. Dengan demikian akun “kas kecil” didebit dari data jurnal pengeluaran kas umum, dan dikredit dari data jurnal kas kecil yang diselenggarakan oleh pengelola kas kecil.
Dengan mendebet akun “kas kecil” setiap terjadi pengisian dana kas kecil, dan mengkredit dengan jumlah dana yang telah digunakan, saldo akun “kas kecil” akan menunjukkan saldo yang sebenarnya. Oleh karena itu dengan metode Fluktuasi tidak diperlukan penyesuaian terhadap saldo akun “kas kecil” pada akhir periode akuntansi.

1. Definisi Selisih Dana Kas Kecil
Selisih dana kas kecil adalah selisih antara kas menurut catatan dengan kas yang ada menurut penghitungan secara fisik. Apabila kas menurut penghitungan secara fisik lebih besar dari kas menurut catatan disebut “ selisih kas lebih “ ( Cash Overage ).Jika keadaan sebaliknya, disebut “ selisih kas kurang “ ( Cash Shortage ).
Penyebab terjadinya selisih kas antara lain :
1. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi misalnya pada saat memberikan uang kembali
2. Jumlah uang yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil dari pada jumlah yang seharusnya dicatat. Kejadian ini biasanya terjadi karena tidak tersedia uang pecahan kecil.
2. Pencatatan selisih dana kas kecil
Adanya selisih kas mungkin diketahui pada saat transaksi yang terkait belum dicatat dalam jurnal, misalnya selisih kas yang terjadi karena pembayaran yang melebihi jumlah yang seharusnya.
Untuk mencatat selisih dana kas kecil yang diketahui sebelum pencatatan transaksi, salah satu cara adalah dengan menyediakan kolom debet dan kredit pada buku kas kecil. Kolom debet untuk mencatat selisih kas kurang dan kolom kredit untuk mencatat selisih kas lebih. Sebagai illustrasi, berikut ini contoh pencatatan selisih dana kas kecil yang diketahui sebelum transaksi yang bersangkutan dicatat ke dalam jurnal.