Dokumen Transaksi (pertemuan 3)

                                                       Mengelola dokumen transaksi

1.       PENGERTIAN

Untuk mengamankan keuangan perusahaan, juga untuk menghindari terjadinya korupsi dan manipulasi, maka wajib dalam perusahaan maupun instansi non komersih lainnya agar membuat BUKTI untuk setiap peristwa atau kejadian yang bersifat keuangan atau yang mempunyai nilai uang. Bukti atas transaksi atau peristiwa tersebut disebut DOKUMEN TRANSAKSI.

Dokumen adalah lembaran yang mempunyai nilai yang dapat digunakan sebagai bukti suatu kejadian atau peristiwa.

Transaksi adalah kejadian atau peristiwa yang dapat menimbulkan aksi dan reaksi

Jadi DOKUMEN TRANSAKSI adalah lembaran atau kertas yang berharga yang mempunyai nilai yang dapat digunakan sebagai bukti suatu peristiwa atau kejadian yang dapat menimbulkan aksi dan reaksi.

dalam kegiatan dunia usaha dan dunia industry, kita mengenal 2 macam transaksi yaitu :

a.       TRANSAKSI FINANCIAL yaitu transaksi yang bersifat keungan, artinya peristiwa atau kejadian yang dapat menyebabkan adanya perubahan terhadap keuangan pihak-pihak yang berkaitan dengan peristiwa tersebut.

contoh :

-          Peristiwa membeli atau menjual barang

-          Peristiwa membayar utang

b.      TRANSAKSI NON FINANCIAL yaitu transaksi yang tidak bersifat keuangan, artinya peristiwa atau kejadian yang tidak mengakibatkan perubahan posisi keuangan pihak-pihak yang berkaitan dengan peristiwa tersebut

Contoh :

-          Menerima surat penawaran

-          Mengirimkan surat balasan kepada pelanggan

Untuk selanjutnya sesuai dengan progam keahlian yang kita tekuni, maka kita hanya akan membahas tentang transaksi financial atau transaksi yang bersifat keuangan

 2. MACAM-MACAM DOKUMEN TRANSAKSI

Macam-macam dokumen transaksi keuangan yang sering terjadi dalam dunia usaha dan dunia industri diantaranya :

a.       Kwitansi

b.      Faktur

c.       Nota kontan

d.      Nota debet

e.      Nota kredit

f.        Cek

g.       Bilyet giro

h.      Bon / bukti memorial

Dokumen-dokumen diatas pada umumnya dibuat antara pihak perusahaan dengan pihak ekstern, dan untuk mempermudah pekerjaan akuntansi maka perusahaan dapat membuat bukti-bukti yang bersifat intern, diantaranya :

-          Bukti kas masuk (BKM)

-          Bukti Kas Keluar  (BKK)

Jenis bukti transaksi dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Bukti intern

merupakan bukti pencatatan untuk transaksi yang terjadi di dalam perusahaan itu sendiri. Misalnya memo yang dibuat oleh manajer bagian pembukuan.

2. Bukti ekstern,

merupakan bukti pencatatan untuk transaksi yang terjadi antara perusahaan dan pihak lain di luar perusahaan. Misalnya, bukti pengeluaran kas, bukti penerimaan kas, bukti penjualan, dan bukti pembelian.

Contoh bukti transaksi ekstern adalah kuitansi, faktur, nota debit, nota kredit, nota kontan, dan bukti memorial.

a. Kuitansi adalah catatan untuk transaksi penerimaan dan pengeluaran sejumlah uang.

b. Faktur adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dagangan (secara kredit).

Contoh bentuk faktur:

c. Nota debit adalah bukti transaksi pengembalian barang yang sudah dibeli (retur pembelian). Nota debit dibuat oleh pihak pembelian.

d. Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang sudah dijual (retur penjualan). Nota kredit dibuat oleh penjual ketika barang yang dijual dikembalikan oleh pembeli.

e. Nota kontan adalah bukti pencatatan untuk transaksi pembelian barang secara tunai yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.

f. Cek adalah surat perintah kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada pemegang cek. Cek dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank tersebut.

g. Bukti memorial merupakan bukti transaksi intern dalam bentuk memo dari pejabat dalam perusahaan kepada bagian akuntansi, untuk mencatat suatu peristiwa atau keadaan yang sifatnya intern.

Contoh bukti memorial

Staf bagian akuntansi dalam suatu perusahaan harus mencatat setiap transaksi yang terjadi di perusahaan berdasarkan bukti-bukti transaksi yang diterimanya. Setelah dicatat, bukti-bukti transaksi tersebut harus disimpan secara rapi dan tidak boleh dimusnahkan selama periode waktu tertentu sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Bukti-bukti transaksi akan dipergunakan sebagai bahan terakhir dalam proses pemeriksaan (auditing) terhadap laporan keuangan

Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi :

Berikut ini adalah peraltan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi :

• Mesin PenjilidMesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen
• Stapler (hecht machine stapler)Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler
• Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter
• Mesin pemotomg kertas (paper cuter/guillotine)Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan
• Mesin penghancur dokumen (shredden)
• Lemari arsip (filling cabinet)Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.
• Rak penyortirYaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing